Nasjonalmuseets generelle vilkår for langtidsutlån til offentlige representasjonslokaler
1. GENERELT
1.1. De generelle vilkårene gjelder for alle lån av verk fra Nasjonalmuseet. Partene kan avtale spesielle betingelser for lånet i vedlegg 3, Spesielle betingelser. De spesielle betingelsene vil da gjelde foran de generelle.
1.2. Enhver endring av tid, sted, formål, transportmåte, transportvei, sikkerhetsaspekter eller andre forhold i låneavtalen må varsles skriftlig så raskt som mulig og krever Nasjonalmuseets forhåndssamtykke.
1.3. Nasjonalmuseet kan til enhver tid gjennomføre befaring hos låntaker eller kreve dokumentasjon fra låntaker på at kravene i låneavtalen opprettholdes.
1.4. Informasjon om forsikringsverdier, transportruter og sikkerhetstiltak skal behandles konfidensielt og skal kun deles i den grad det er strengt nødvendig for gjennomføring av forpliktelser i låneavtalen.
1.5. Alle brudd på låneavtalen gir Nasjonalmuseet rett til å kreve verkene tilbake umiddelbart. Nasjonalmuseet kan også kreve verkene tilbakelevert på grunn av omstendigheter som ikke skyldes partene.
1.6. Låntaker skal utpeke en kontaktperson som er ansvarlig for kommunikasjon med Nasjonalmuseets kontaktperson (registrar for langtidsutlån) i hele låneperioden. Endring av kontaktperson må umiddelbart meldes fra om.
1.7. Låntaker skal innen 1. februar hvert år sende Nasjonalmuseet en oppdatert oversikt over de lånte kunstverkenes plassering og foto av verkene.
2. KOSTNADER OG KANSELLERING
2.1. Låntaker er ansvarlig for alle kostnader knyttet til gjennomføringen av lånet. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, forsikring, pakking, kunsttransport og kurer. Det gjelder også kostnader for oppfølgende tilstandsvurderinger, eventuelle forflytninger, konservering og all håndtering av verkene i hele låneperioden.
2.2. Utlån av verk er en ressurskrevende aktivitet for Nasjonalmuseet. Låntaker plikter derfor å holde museet informert om eventuelle endringer og å varsle om eventuell kansellering av lånet så raskt som mulig. Påløpte kostnader kan bli belastet låntaker hvis ikke kanselleringen blir gjort i rimelig tid.
3. SKADE, TAP OG FORSIKRING
3.1. Låntaker bærer risikoen for verkene gjennom hele låneperioden og er ansvarlig for ethvert tap og enhver skade som måtte oppstå.
3.2. Låntaker forsikrer verkene for den totalverdi som er oppgitt i kontraktens vedlegg 1, Verksliste. Forsikringen skal gjelde for hele utlånsperioden fra verkene forlater Nasjonalmuseet, til de er tilbake igjen – «vegg til vegg».
3.3. Forsikringen skal inneholde en klausul om at verkene forblir i Nasjonalmuseets eie uansett type skade og utbetalt erstatningssum.
3.4. Nasjonalmuseet kan i særlige tilfeller bestemme hvilket forsikringsselskap låntaker skal benytte, og forbeholder seg retten til å tilbakeholde eller tilbakekalle verkene dersom man finner at forsikringen ikke er tilfredsstillende.
3.5. Forsikringsbekreftelse skal være mottatt av Nasjonalmuseets kontaktperson minst 3 uker før transportdato.
3.6. For det tilfellet at låntaker er omfattet av statens selvassuranse, skal ethvert tap og enhver skade anses å ha oppstått hos låntaker. Verkene skal under enhver omstendighet forbli i Nasjonalmuseets eie, uansett type skade eller utbetalt skadeserstatning.
3.7. Ved skade, tap eller tyveri skal låntaker umiddelbart varsle kontaktpersonen ved Nasjonalmuseet og gjøre alt som er mulig for å begrense skaden.
3.8. Enhver skadehendelse skal følges opp fra låntaker med en skriftlig rapport som i detalj beskriver skaden og omstendighetene rundt hendelsen.
4. TRANSPORT OG TRANSPORTSIKKERHET
4.1. Nasjonalmuseet organiserer klargjøring av verkene og bestiller egnet pakking for transporten.
4.2. Låntaker bestiller transporten. Nasjonalmuseet kan spesifisere transportmetode og skal forhåndsgodkjenne valg av speditør.
4.3. Biltransporter skal utføres med to sjåfører om ikke annet er avtalt.
4.4. Ved behov vil Nasjonalmuseet sende kurer til å ledsage verkene under transport, bistå med tilstandssjekk, montering og nedmontering.
4.5. Midlertidig stans i transporten eller oppbevaring av verkene på andre steder enn avtalt er ikke tillatt uten Nasjonalmuseets forhåndssamtykke.
4.6. Uforutsette hendelser skal umiddelbart meldes til Nasjonalmuseet.
5. KRAV TIL LOKALER OG SIKKERHET
5.1. Fasilitetsrapport (klima og sikkerhetsrapport) for visningsstedet skal være godkjent før avtalen inngås. Låntaker garanterer for at visningsforholdene er i overensstemmelse med opplysningene i rapporten og eventuelle tillegg avtalt under vedlegg 3, Spesielle betingelser.
5.2. Adkomstforholdene på visningsstedet må være slik at også store verk kan bringes trygt inn i klimatisert sone uten at man fjerner emballasjen.
5.3. Det må foreligge en plan for evakuering av kunstverk ved nødssituasjoner. Nasjonalmuseet kan kreve at låntaker gir en detaljert og skriftlig beskrivelse av utstillingslokalene og de sikkerhetstiltak låntaker vil iverksette i låneperioden.
5.4. Visningslokalene skal ha sikkerhetssystemer som beskrevet i fasilitetsrapporten, pluss eventuelle andre avtalte tiltak. Lokalene må ha nødvendig tilsyn og vakthold, og de skal være videoovervåket. Alle alarmer skal være direkte tilkoblet politi, brannvesen eller annen alarmsentral. Se vedlegg 3, Spesielle betingelser.
5.5. Nasjonalmuseet kan kreve individuell alarm på kunstverkene.
5.6. Plasseringen av kunstverk skal være forhåndsgodkjent av Nasjonalmuseet, og plasseringen kan ikke endres uten avtale med museet.
6. HÅNDTERING OG MONTERING
6.1. Ved ankomst til utstillingsstedet skal en representant fra låntaker være til stede.
6.2. Låntaker skal sørge for at bare kvalifisert personell håndterer og monterer verkene, og at dette gjøres i samsvar med anvisninger fra Nasjonalmuseet. Se mer i vedlegg 3, Spesielle betingelser.
6.3. Om ikke annet er avtalt med Nasjonalmuseet, skal kassene akklimatiseres i 24 timer før de åpnes.
6.4. Åpning av transportkasser og håndtering av kunstverkene bør foregå i visningslokalet. Det må ikke foregå maling eller annet arbeid i lokalene.
6.5. Nitrilhansker eller tilsvarende brukes under all håndtering. Det må være et rent arbeidsbord og godt lys i lokalet, og håndteringen bør foregå konsentrert og uten uheldige avbrytelser.
6.6. Låntaker skal ved utpakkingen kontrollere og signere for at verkenes tilstand er i samsvar med tilstandsrapportene fra Nasjonalmuseet. Dersom låntaker finner avvik, skal Nasjonalmuseet varsles umiddelbart. Gjøres ikke dette, kan ikke låntaker senere påberope slike forhold for å redusere sitt ansvar. Låntaker kan kreve å få kontrollere verkenes tilstand før pakking.
7. OPPBEVARING
7.1. Låntaker skal i hele låneperioden sørge for at verkene er godt beskyttet mot alle typer forhold som kan skade dem.
7.2. Verkenes tilstand skal kontrolleres fortløpende i låneperioden. Nasjonalmuseet kan kreve dokumentasjon på dette og gjennomføre befaring og nødvendig oppfølgning. Dette kan innebære midlertidig retur til museet for konservering.
7.3. Låntaker skal ikke flytte på eller utføre konserveringsarbeid på verkene. Ved behov for dette må Nasjonalmuseet kontaktes.
7.4. Verkene må ikke eksponeres for sollys eller sterkt lys fra andre kilder eller komme i direkte kontakt med eller plasseres i nærheten av varmekilder, klimaanlegg, luftfuktere, ventilasjonsutløp eller andre installasjoner som kan påføre skade.
7.5. Det må ikke være tillatt å spise, røyke eller drikke i nærheten av verkene.
7.6. Lys-, temperatur- og fuktighetsgrenser som verkene utsettes for i låneperioden, bør ikke overskride de grenseverdier som gjelder for hvert verk. Ved merkbare svingninger må Nasjonalmuseet umiddelbart varsles om hendelsen og mulig årsak til denne.
7.7. Ved behov for oppussing av visningslokalet må låntaker kontakte Nasjonalmuseet for å avtale mulig mellomlagring eller midlertidig retur av verkene i god tid før arbeidet starter.
8. RETUR AV VERKENE OG SØKNAD OM NY LÅNEPERIODE
8.1. Returtransport varsles Nasjonalmuseet i god tid i forveien slik at man kan avtale transportmetode og pakking.
8.2. Verkene skal returneres i samme tilstand som ved utlevering. For flerårige utlån tas det høyde for at små endringer i tilstanden kan skje.
8.3. Før nedpakking skal konservator kontrollere verkene, beskrive eventuelle endringer og signere tilstandsrapportene. Ved vesentlige avvik skal Nasjonalmuseet varsles umiddelbart.
8.4. Museet forbeholder seg retten til å spesifisere et annet leveringssted enn det avtalte.
8.5. Ved behov for annen bruk av kunstverkene kan museet tilbakekalle disse midlertidig eller endelig før avtalens utløp.
8.6. Låntaker kan søke museet om ny låneperiode. Dette skal skje minst 3 måneder før utløpsdatoen og vil kreve ny saksbehandling.
9. FOTOGRAFERING, IMMATERIELLE RETTIGHETER OG KREDITERING
9.1. Det tillates at publikum fotograferer verkene fra Nasjonalmuseet, men dette må skje uten kunstig lys, blits eller noen form for stativ.
9.2. Verkene kan fotograferes eller filmes etter låntakers behov for formidling og dokumentasjon. Kunstverkene kan være beskyttet av opphavsrett, og brukeren er selv ansvarlig for å innhente de nødvendige tillatelser fra opphaveren og andre rettighetshavere der dette er nødvendig. Det kan for eksempel være knyttet rettigheter til både gjengivelsen av selve verket og til bruk av fotografiske bilder.
9.3. Nasjonalmuseet skal holdes skadesløs for ethvert krav som måtte oppstå som følge av låntakers brudd på tredjemanns rettigheter.
9.4. Låntaker skal sørge for at opphaveren blir riktig kreditert i henhold til åndsverkslovens bestemmelser. Ved publisering skal opphaverens, fotografens og Nasjonalmuseets navn samt verkets tittel angis i henhold til tekst vedlagt fotomateriell. Se vedlegg 4, Praktisk informasjon.
9.5. Nasjonalmuseet skal krediteres som utlåner på etiketter og i andre sammenhenger hvor kreditering er naturlig. Etiketter skal tydelig vise kunstnerens navn, verkets tittel, produksjonsår og ordlyden «Utlånt fra Nasjonalmuseet». Se vedlegg 1, Verksliste.
10. LOVVALG OG TVISTELØSNING
10.1. Lånet og alle rettsforhold som springer ut av dette, er underlagt og skal bedømmes etter norsk rett. Enhver tvist skal partene søke løst ved forhandlinger. Oppnås ikke enighet, skal tvisten avgjøres ved de ordinære domstoler, og partene vedtar Oslo tingrett som verneting.
VEDLEGG 3: SPESIELLE BETINGELSER
Endringer og/eller presiseringer til Nasjonalmuseets generelle krav vil beskrives her:
SIKKERHET
HÅNDTERING
MONTERING
KURER
Kostnader knyttet til kureroppdrag faktureres låntaker etter utført oppdrag. Kostnadene kan inkludere, men er ikke begrenset til, reise, hotell, eventuell nødvendig overtid for oppdraget og diettgodtgjørelse etter statens satser.
ANNET
VEDLEGG 4: PRAKTISK INFORMASJON
KREDITERING VED BRUK AV FOTO
Opphaveren skal krediteres i tråd med god skikk, jf. åndsverkloven § 5. Dersom låntaker har avtale med avtalelisens hos BONO, skal dette også normalt fremgå av krediteringen. Se følgende eksempel på kreditering: Kunstner, Tittel, © Kunstner / BONO, Foto: Fotograf / Nasjonalmuseet.
BILDEFILER TIL NEDLASTNING Nasjonalmuseet har en omfattende digital samling. Digitale bildefiler for fri bruk (CC-BY-lisens) kan lastes ned gratis her: https://www.nasjonalmuseet.no/samlingen/
Hvis kunstverket ikke er fotografert eller det ønskes høyoppløselige bildefiler til for eksempel publisering, kan dette bestilles mot en avgift: https://www.nasjonalmuseet.no/om-nasjonalmuseet/samlingsforvaltning/samlingsforvaltning---foto/bildebyra/
Har dere spørsmål om bilder av kunstverkene, kan dere ta kontakt med Nasjonalmuseets bildebyrå: photo@nasjonalmuseet.no